Eine gut dokumentierte Recherche ist in mancher Hinsicht sinnvoll. Bei größeren Projekten kann man leicht den Überblick verlieren, welche Quellen schon durchsucht oder mit welchen Unternehmen/ Institutionen schon Kontakt aufgenommen wurde. Besonders bei Recherchen, deren Ergebnisse nach einiger Zeit auf den neuesten Stand gebracht werden sollen, ist eine gute Dokumentation wichtig. Das heißt nicht, dass alle Suchen mit Angaben zu den Datenbanken und den verwendeten Suchbegriffen notiert werden müssen. Der notwendige Umfang der Dokumentation hängt davon ab, wie genau eine Recherche nachvollzogen werden können muss. Die folgenden Punkte sind besonders zu beachten:
Genaue Angabe der genutzten Quellen
Es ist sinnvoll, die durchsuchten Quellen zu dokumentieren (d.h. die durchsuchten Datenbanken, die kontaktierten Institutionen, die genutzten Verzeichnisse und Nachschlagewerke etc.), und dabei zu vermerken, wo relevante Informationen gefunden wurden bzw. wo nicht.
Neben der Qualitätsprüfung ist vor der Weitergabe der Daten auch die Kontrolle der Quellenangaben wichtig. Für Folgerecherchen oder eine spätere Aktualisierung von Recherchen können genaue und richtige Quellenangaben viel Zeit und Ärger ersparen. Deshalb gilt als oberste Regel: Alle Daten und Informationen, die zur Weitergabe bestimmt sind, sollten mit genauen Quellenangaben versehen werden.
Ansprechpartner notieren
Bei Interviews oder Bestellungen ist es wichtig, die Namen und Kontaktdaten festzuhalten, damit bei Rückfragen gleich die richtige Person angesprochen werden kann. Bei großen Institutionen hat man ohne Namen oft keine Chance, die jeweilige Person im Nachhinein wieder zu finden.
Eingang dokumentieren
Egal, ob bei mehreren Unternehmen Broschüren bestellt wurden, bei einer Reihe von Maklern Mietpreise angefragt oder die deutschen Außenhandelskammern in verschiedenen Ländern um Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema gebeten wurden, es ist immer wichtig, den Überblick über die Eingänge zu behalten. Dazu bietet es sich an, eine Liste zu erstellen oder einen Vermerk in die Notizen zur Recherche zu machen. Auch bei Einzelbestellungen ist dies durchaus sinnvoll, damit am Ende der Recherche geprüft werden kann, ob alle angefragten bzw. bestellten Dokumente bereits eingegangen sind.
Dokumentation der Kosten
Die Kosten, die während der Recherche für Dokumente aus Datenbanken, für den Kauf von Studien oder die Arbeitszeit anfallen, müssen im Auge behalten werden. Dies ist zum einen wichtig, wenn ein Budget für den Aufwand vorgegeben ist, zum anderen, wenn diese einem Auftraggeber in Rechnung gestellt oder intern weiterberechnet werden.